Home  »  Bandung   »   Document Control And Archive Management

Bandung Document Control & Filing System Februari 2025 Januari 2025 Office Management & Secretary Yogyakarta

Document Control And Archive Management

OVERVIEW

Arsip/dokumen perusahaan mempunyai arti yang sangat penting sebagai alat dasar manajemen untuk menyusun rencana program (business plan), mengorganisasi, memimpin, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan. Untuk melaksanakan semua fungsi ini diperlukan data dan informasi yang up-to-date, dalam bentuk yangtepat, pada saat yang tepat dan tempat yang tepat. Saat ini banyak dari system filing arsip/dokumen yang dimiliki perusahaan pada umumnya belum dikelola dengan benar, dan bahkan tidak dikelola dengan baik.

Padahal perlu diketahui bahwa dokumen adalah bukti otentik suatu organisasi yang perlu dijaga dan disimpandengan baik supaya suatu ketika diperlukan bukti otentik tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Sudah tentu, dengan mempertimbangkan hal tersebut di atas, perlu dilakukan suatu upaya untuk memberikanpengetahuan tentang pengelolaan arsip/dokumen perusahaan secara baik dan benar dengan menyediakan pelatihan di bidang yang dapat meningkatkan pemahaman, keterampilan dan kepedulian terhadap risiko dokumen Perusahaan.

TUJUAN

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk:

• Memahami paradigma baru manajemen perkantoran, prinsip-prinsip dan cara-cara mengelola aktivitas administrasi perkantoran yang baik
• Memahami prinsip dan cara mengelola arsip yang baik dengan pola penyimpanan arsip atau dokumen control yang efektif, cepat dan tepat, serta efisiensi serta mampu memanfaatkan system informasi filing system
• Memahami cara-cara mengelola waktu yang efektif dalam melakukan aktivitas administrasi perkantoran

MATERI Training Document Control And Archive Management

1. Ruang Lingkup Dokumen Control dan Filing System

2. Dokumentasi dan Pengarsipan

• Pengertian Arsip dan Pengelolaan arsip
• Jenis Arsip
• Tujuan Pengelolaan Arsip
• Penggandaan dan Pendistribusian Arsip
• Penataan Arsip (Klasifikasi dan Pengkodean Arsip)
• Pemeliharaan dan Penyimpanan Arsip Vital
• Peminjaman Arsip
• Penyusutan Arsip
• Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Pengelolaan Arsip

3. Sistem Pemberkasan Dokumen

• Pengawasan Berkas Terpusat dan Tersebar Berbasis Analisis Bisnis, Prinsip Klasifikasi
• Klasifikasi Abjad: Sistem Kamus, Sistem Ensiklopedia dan Sistem Geografis, Klasifikasi Angka, Sistem Pemberkasan Desimal, Sistem Pemberkasan Kronologis, dan Klasifikasi Alfanumerik
• Pengindeksan dan Kualitas Indeks
• Pengindeksan Kata Penting (KWIC and KWOC), Alfabetikal
• Prosedur Pemeliharaan Berkas
• Pengawasan dan Pengelompokkan Berkas
• Disposisi
• Pengelolaan Ruang Berkas
• Masalah Umum Pemberkasan

4. Penyusunan Standar Operating Procedure (SOP)

• Pengertian dan Pentingnya SOP
• Simbol-simbol dalam SOP
• Prinsip-prinsip dan Teknik Penyusunan SOP

5. Pengelolaan Inventarisasi

• Pengertian Inventarisasi
• Pelaksanaan Inventarisasi
• Mutasi Barang
• Pemberian Label dan Kode Barang
• Penghapusan Barang

6. Manajemen Dokumen Elektronik

• Perencanaan
• Survei Dokumen dan Informasi
• Penilaian Dokumen
• Metadata dan Kebijakan
• Strategi Kontekstual
• Keamanan dan Kualitas, dan Preservasi Informasi

7. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)

• Konsep Digital Filing System dan Perangkat Pendukungnya
• Isu Legalitas Arsip Digital
• Prosedur Alih Media/Imaging Document
• Kategori Pengenalan Scanner
• Kategori dan Komponen EDMS
• Integrasi EDMS dengan Informasi dan Tempat Penyimpanan
• Alat dan Media Penyimpanan (Storage)
• Kompanen Biaya pada Implementasi EDMS

8. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran

• Makna dan Dampak Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran
• Aplikasi Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran
• Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
• Administrasi Perkantoran
• Sistem Arsip Elektronik
• Sistem Informasi Manajemen
• Manajemen Basis Data, Intranet dan Internet

TRAINING METHOD

Pre Test

Presentation

Discussion

Case Study

Post Test

Evaluation

FACILITIES

Training Kit

Handout

Certificate

1x Lunch & 2x Coffee Break

Souvenir

Form Pre-Registrasi

	Data Materi Training
Topik Training	: Document Control And Archive Management
Link
*Jumlah Peserta	Estimasi Jumlah Peserta yang di ajukan
*Nama Peserta Yang Didaftarkan
	Personal Data
*Nama
*Jabatan	Jabatan/Divisi/Departement
*Nama Perusahaan
*Alamat Perusahaan
*Email Perusahaan
*Email Alternatif	eg: gmail, yahoo, hotmail
*Telepon Kantor
Ekstensi
*Handphone
	* Harus di isi